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职场办公-中小企业 · AI工具箱

老板 / 行政人事 / 运营 / 想提效的打工人

周报、PPT、会议纪要、表格、合同——杂事吞掉一半时间。

01 · 周报/日报/总结

3分钟搞定

ChatGPT
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把流水账改写成漂亮周报
为什么选它:给要点,它帮你组织语言
WPS AI
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直接在WPS里写文档
为什么选它:办公软件内顺手
周报/总结 · 模板
你是职场写作助手。把我的工作记录改写成漂亮周报。

工作流水:【粘贴本周做的事】
岗位:【岗位】
汇报对象:【老板/客户】

请输出:
1. 周报(本周完成/进行中/下周计划/需要的支持)
2. 把"做了很多事"提炼成"3个成果+数据"
3. 措辞专业但不说空话
4. 老板爱看的版本(先结果后过程)
怎么填:把聊天记录/待办清单粘进来,越乱越好,AI会理
操作步骤:1. 收集本周做的事粘进去2. 生成初稿3. 补上具体数字(工时/单量/进度%)4. 发给老板前通读一遍5. 存档月度总结直接复用
效果长这样:效果:一段流水账 → 一页条理清晰的周报,10分钟完成

02 · PPT汇报

不再通宵做PPT

Gamma
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输入大纲生成整套PPT
为什么选它:汇报/方案/融资都能用
WPS AI
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WPS内AI生成PPT
为什么选它:公司都用WPS就选它
PPT汇报 · 大纲模板
你是职场PPT高手。帮我为一页汇报做大纲。

主题:【汇报内容】
听众:【老板/客户/投资人】
时长:【汇报时间】

请给我:
1. 单页逻辑(结论先行)
2. 10页以内大纲(每页标题+要点)
3. 数据怎么展示(图表建议)
4. 开场30秒和结尾行动号召
5. 一页只讲一个观点的提醒

拿到后用Gamma/WPS AI生成。
怎么填:例如:Q3销售复盘 / 老板 / 15分钟
操作步骤:1. 粘贴模板出大纲2. Gamma一键生成PPT3. 把真实数据套进去4. 自己先讲一遍5. 按听众问题预演
效果长这样:结构示例:结论页(超目标12%)→ 归因 → 数据 → 下一步

03 · 会议纪要

开完会纪要自动出

录音自动转文字+总结待办
为什么选它:开会带上就完事
飞书会议内AI纪要与问答
为什么选它:用飞书的团队首选
会议纪要 · 自动整理模板
你是会议记录专家。这是会议【录音转写】,请整理成纪要。

会议内容:【粘贴转写文字】
会议类型:【例会/客户会/头脑风暴】

请输出:
1. 会议纪要(决议/待办/负责人/截止时间)
2. 遗漏但重要的点提醒
3. 如果是要发给客户的,改写得更正式
4. 下次会议议程建议
怎么填:先用通义听悟把录音转文字,再粘进来
操作步骤:1. 会议开录音2. 通义听悟自动转文字3. 粘贴进模板生成纪要4. 核对待办和负责人5. 会后当天发出
效果长这样:效果:1小时会议 → 15分钟出纪要+待办清单

04 · 表格与数据分析

Excel苦手救星

ChatExcel
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说话生成公式和统计
为什么选它:中文问,直接出表
WPS AI
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表格公式/分析
为什么选它:在WPS里顺手
Excel分析 · 提问模板
你是数据分析助手。我把表格数据给你,请帮我分析。

数据:【把表格内容/问题粘进来】
想解决:【算总额/找规律/做预测/做图表】

请输出:
1. 关键指标(总额/均值/同比/占比)
2. 发现的问题或机会(用数据说话)
3. 可以做成什么图表
4. 下一步建议
怎么填:用ChatExcel或WPS AI:直接把表格丢给它,用中文问
操作步骤:1. 表格上传ChatExcel/腾讯元宝2. 用中文描述想算什么3. 让它生成统计和图表4. 追问"为什么"找原因5. 导出存档
效果长这样:提问示例:「统计各部门本月支出,找出占比最高和增长最快的」

05 · 合同/制度/方案初稿

先有草稿再改

Claude
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长文档起草+审阅
为什么选它:上下文长,适合合同制度
ChatGPT
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制度/方案模板
为什么选它:通用写作强
免费且中文强
为什么选它:预算0
合同/制度/方案 · 起草模板
你是法务+文案助手。帮我起草【文档类型】初稿。

文档:【合同/公司制度/项目方案】
要点:【核心条款/框架】
风险点:【你担心的问题】

请给我:
1. 完整初稿(结构清晰)
2. 关键条款的风险提示(哪些要律师审)
3. 让对方看了容易接受的措辞
4. 留空的占位符(金额/日期等)
怎么填:例如:供应商合作合同 / 付款方式/违约责任
操作步骤:1. 粘贴要点生成初稿2. 把空白占位符填上3. 让Claude通读检查矛盾4. 重要合同务必律师终审5. 版本命名存档
效果长这样:提醒:AI起草≠法律意见,大额/劳动/股权合同必须律师看

06 · 内部流程自动化

把重复劳动交给机器

搭客服/资料问答机器人
为什么选它:免费先跑通
可视化搭建业务AI应用
为什么选它:要私有化/接系统用
n8n
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跨系统自动流转数据
为什么选它:连接CRM/表格/邮件
流程自动化 · 搭建建议
你是企业自动化顾问。我想把【重复工作】自动化,请给方案。

重复工作:【具体流程】
频率:【每天/每周】
工具现状:【表格/微信/CRM】

请给我:
1. 这个流程能不能自动化、值不值得(成本对比)
2. 用Coze/Dify/n8n的实现思路(分步骤)
3. 哪些环节必须人工(决策/售后/合规)
4. 先跑通再优化的MVP建议
怎么填:例如:每天把客户咨询登记到表格并回复模板
操作步骤:1. 把流程写清楚(触发-处理-输出)2. Coze先搭客服/问答机器人3. n8n连表格和通知4. 小范围试运行一周5. 稳定了再扩大
效果长这样:示例:客户留言 → 自动登记 → 机器人先回复 → 复杂问题转人工

07 · 行业调研与写作润色

对外输出有面子

带来源的行业调研
为什么选它:写方案引用不怕错
DeepL
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外文资料翻译
为什么选它:给客户/海外看
调研/写作 · 带来源模板
你是行业研究员。帮我做【主题】调研并输出可引用的报告。

主题:【行业/竞品/问题】
用途:【写方案/发文章/做决策】

请给我:
1. 核心结论(3-5条,每条注明信息来源)
2. 关键数据和趋势
3. 竞品对比(如有)
4. 引用来源清单(别让AI编来源)
5. 对外写作润色版本
怎么填:用秘塔AI搜索先查一遍带来源的资料,再让AI总结
操作步骤:1. 秘塔AI搜索查带来源资料2. 粘贴给AI提炼结论3. 核对每条来源真实存在4. 写成方案/文章5. 发布前过一遍合规
效果长这样:提醒:让AI"编数据"是红线,所有数字必须可溯源

新手三步上手

  1. STEP 1 > 本周就用ChatGPT+WPS AI把周报PPT做一遍
  2. STEP 2 > 会议全部录音→通义听悟自动纪要
  3. STEP 3 > 有固定客服/问答需求再上Coze/Dify
预算参考:0-¥200/月|自动化平台按量